چگونه میزکار مرتبی داشته باشیم؟ - وبلاگ دلند چت

به گزارش وبلاگ دلند چت، چگونه میزکار مرتبی داشته باشیم؟ احتمالاََ شما هم تا به امروز چیزهایی در رابطه با روش های زیبا کردن میز کار شنیده اید. همه ما می دانیم که حفظ پاکیزگی و زیبایی محیط اطراف تا چه حد در آرامش خاطر، آسودگی خیال و افزایش تمرکز ما تاثیرات مثبت و سازنده دارد. از همین رو بر این باوریم که زیبایی، آراستگی و برقراری نظم و ترتیب در میز کار نیز نقش بسزایی در بهبود عملکرد و افزایش کارایی افراد شاغل ایفا می نماید.

وبلاگ دلند چت| حتماََ شما نیز قبول دارید که تمیزی، زیبایی و آراستگی میز کار نشان دهنده شخصیت فردی است که پشت آن میز می نشیند. توجه به نظم و ترتیب و زیبایی در دکوراسیون محیط پیرامون ما اهمیت بسیار بالایی دارد به این دلیل که ساماندهی و منظم کردن فضای اطراف ما علاوه بر آن که سبب سهولت و آسان شدن کار ها می شود همچنین موجب آن می شود که آرامش درونی بیشتری نیز داشته باشیم. این مساله مخصوصا در رابطه با میز کار ما اهمیت ویژه و دوچندانی به خود می گیرد.

به گزارش وبلاگ دلند چت، تاثیر قابل توجه دیگری که به کارگیری انواع روش های زیبا کردن میز کار از خود بر جای می گذارد افزایش راندمان کاری در کارکنان است. مسلما چندین ساعت نشستن پشت یک میز می تواند خسته نماینده و کسالت آور باشد، اما چنانچه در راستای استفاده از روش های زیبا کردن میز کار به مواردی همچون نحوه چیدمان، برقراری نظم و ترتیب در وسایل کار و حفظ زیبایی ظاهری در فضای میز کار خود توجه کافی داشته باشیم و زمان مشخصی را صرف انجام امور مورد نیاز در این رابطه نماییم قادر خواهیم بود با انرژی بسیار بالاتری به انجام وظایف شغلی خود نایل گردیم.

چیدمان درست میز کار به واسطه وجود روش های زیبا کردن میز کار روحیه ما را بهتر می نماید و بازده کاری ما را بهبود می بخشد. متخصصان عقیده دارند نحوه چیدمان اشیای گوناگون در یک اتاق، یک ساختمان یا هر نوع فضای دیگری تاثیری آشکار بر جریان انرژی چی می گذارد.

لازم به ذکر است انرژی چی همان نیرویی است که سبب می شود پیشامد های گوناگون رخ دهند. این نیرو اصلی ترین چیزی است که ایجاد چیز های دیگر ار جمله نیروی جاذبه، نیروی مغناطیسی و سایر نیرو ها را امکان پذیر می سازد. جریان یافتن انرژی چی در یک فضا سبب می شود هر شخصی که در آن فضا قرار می گیرد انرژی مثبت دریافت کند و در نتیجه این موضوع در فرایند بهبود بیشتر امور تاثیرگذار می باشد. واضح است که یک میز کار شلوغ و به هم ریخته انجام امور گوناگون را پیچیده تر می نماید. یافتن وسایل گوناگونی که حین انجام کار خود به آن ها نیاز داریم نیازمند آن است که هر یک از ملزومات و وسایل مورد نیاز خودمان را در جای مناسب خود قرار داده باشیم. بدیهی است بی نظمی و نامرتب بودن وسایل در میز کار یافتن و کار با آن ها را سخت و سخت می سازد.

از این رو استفاده از روش های زیبا کردن میز کار علاوه بر این که سبب ساماندهی و طبقه بندی انواع وسایل و ابزار های کار می شود به آسان و راحت شدن انجام امور گوناگون نیز منجر می شود. به این صورت بسیاری از فعالیت هایی که می بایست طی مدت زمانی که در محل کار خود پشت میزمان هستیم به انجام برسانیم با سرعت بیشتری قابل اجرا خواهند بود.

احتمالا هرروز با خود چیزهایی به محل کار می آورید و باید آنها را جایی بگذارید. با این حال، به جای شلوغ کردن میزتان با کیف دستی، کیف پول، موبایل یا کلیدهایتان، محل خاصی را برای این وسایل ضروری (که معمولا تنها باعث بی نظمی هستند) در نظر بگیرید. حتی بهتر است، هر زمان که امکان داشت، موبایل تان را خارج از دید قرار دهید تا حواس تان هنگام کار کمتر پرت شود.

شاید میز کارتان کاملا خلوت و مرتب باشد و هر مینیمالیست (افرادی که به ساده گرایی علاقه دارند) سختگیری را مفتخر کند، اما صفحه کامپیوترتان پر از فایل ها و اسناد دسته بندی نشده و تو در تو باشد. پس باید حواس تان به این بخش هم باشد. به هم ریختگی های دیجیتالی نیز نوعی بی نظمی محسوب می شوند و زمانی که به تمرکز نیاز دارید، حسابی حواس تان را پرت می نمایند. حداقل هفته ای یک بار، فایل های بی استفاده را از دسکتاپ تان پاک کنید. برای فایل های مرتبط، فولدرهای منظم بسازید تا صفحه نمایش تان ساده و دلپسند شود.

احتمالا نیازی به گفتن نباشد، اما اگر می خواهید میزتان را مرتب کنید، باید پاکسازی انجام دهید. سراغ تک تک وسایل روی میزتان بروید و از خودتان بپرسید آیا واقعا به این وسیله نیاز دارید یا نه. وسایل موردنیاز را نگه دارید و غیرضروری ها را دور بریزید. با خودتان صادق باشید: منوی بیرون بر رستورانی که به تازگی تعطیل شده اصلا جزو وسایل ضروری نخواهد بود. این کار را به نحو احسن انجام دهید و به زودی شاهد تغییرات مثبت و خوبی روی میز کارتان خواهید بود.

در انتها روز و پیش از ترک محل کار، زمانی را به تمیز کردن میزتان اختصاص دهید. با انجام این کار، چیزهای اضافی ای را که روی میز گذاشته اید، دور می ریزید و صبح روز بعد با میزی تروتمیز روبه رو خواهید شد.

شاید فکر کنید که در انجام چند کار همزمان (multitasking) خبره هستید، اما حقیقت امر این است که فرضیهٔ انجام چند کارِ همزمان تقریبا غیرممکن است. به جای کوشش کردن و شکست خوردن، تمرکزتان را روی یک کار بگذارید. برای کم کردن هرچه بیشتر بی نظمی، اجازه دهید تنها همان کاری که مشغول انجامش هستید فضای میزتان را به خودش اختصاص دهد و هر چیز دیگری را کنار بگذارید.

می خواهید از شر خروارها کاغذی که میزتان را شلوغ نموده اند، خلاص شوید؟ آنها را به نسخهٔ دیجیتالی تبدیل کنید. بهتر است هر چیزی را که به نسخهٔ فیزیکی آن نیاز ندارید، به نسخهٔ دیجیتالی تبدیل کنید. فایل ها را به صورت PDF ذخیره کنید. حالا خیلی راحت می توانید هر مدرکی را که نیاز دارید، به راحتی پیدا کنید. حتی مدارکی را هم که به نسخهٔ فیزیکی آن نیاز دارید، اسکن کنید، اما به دنبال فضای بایگانی در محل کارتان برای آنها باشید؛ چرا که احتمالا به ندرت به آنها نیاز خواهید داشت.

به جای قرار دادن کوهی از کاغذها در اطراف میز، از سیستم Two-Tray (دو سینی یا دو جعبه) برای نظم دهی به کاغذهایتان بهره ببرید. یک سینی را مخصوص کاغذهای جدید که هنوز باید روی آنها کار کنید در نظر بگیرید. سینی دیگر را برای کاغذهایی که آنالیز شده اند و باید دسته بندی یا به جای دیگری منتقل شوند، در نظر بگیرید.

یک قانون برای جلوگیری از به تعویق انداختن کارها این است که اگر کاری کمتر از 2 دقیقه زمان از شما می گیرد، بلافاصله آن را انجام دهید. به همین منوال، اگر کاری را برعهده دارید که کمتر از 15 دقیقه می توانید آن را به انتها رسانید، بلافاصله آن را انجام دهید. پروژه تان را هر چه زودتر به انتها برسانید تا هم از نظر فیزیکی و هم روانی، بار آن از روی دوش تان برداشته شود. هرچه زودتر وظیفه تان را انجام دهید، زودتر به تمرکز حواس می رسید و زودتر میز کار خلوت تری خواهید داشت.

سعی کنید بیشتر از تقویم دیجیتالی تلفن همراه تان برای پیگیری پروژه ها، یادداشت ها و یادآوری ها بهره ببرید. وقتی به دیجیتالی کردن کارها و برنامه هایتان عادت کنید، کمتر به استفاده از کاغذ یادداشت های چسب دار نیاز خواهید داشت و در نتیجه میز کار خلوت تری در انتظارتان خواهد بود.

در واقعیت، شاید همه چیز را نتوان به تلفن همراه منتقل کرد. بنابراین بهتر است یک دفترچه یادداشت تهیه کنید و بعضی یادآوری ها و شماره ها را در آن یادداشت کنید. شاید اضافه کردن یک وسیلهٔ جدید به میز کارتان بر خلاف آنچه باشد تا به حال گفته شد، اما این دفترچه می تواند همهٔ ایده ها و اطلاعات مهم را به صورت یکپارچه در آورد تا از ایجاد بی نظمی روی میزتان جلوگیری شود.

بهترین شیوه برای دسته بندی، مد نظر قرار دادن اهمیت وسایل است. وقتی می خواهید وسایل روی میزتان را دسته بندی کنید، از خودتان بپرسید که به هر وسیله چقدر نیاز خواهید داشت. اگر آن وسیله کاربرد زیادی ندارد، آن را جایی دورتر از وسایل ضروری تان قرار دهید.

در نزدیکی یا زیر میزتان یک سطل زباله قرار دهید. این سطل قرار است دوست خوب جدیدتان باشد. بلافاصله پس از اینکه چیزی روی میزتان نهاده شد که به آن نیازی نداشتید، آن را در سطل بریزید. هر چه خرت وپرت ها بیشتر شود، بیشتر به این کار عادت خواهید کرد و تقریبا همواره این کار را انجام خواهید داد. برای نتیجهٔ بهتر، می توانید یک جعبهٔ مخصوص بازیافت کوچک نیز تهیه کنید تا بلافاصله کاغذهای باطله را در آن بریزید. از هر دوِ این سطل ها به خوبی بهره ببرید تا میز کار مرتب و خلوتی داشته باشید.

بی نظمی تنها به وسایل روی میز محدود نمی شود؛ چیزهایی که زیر یا پشت میز قرار می گیرند نیز می توانند بی نظمی ایجاد نمایند. اگر گروهی از سیم ها به چشم تان می آید، احتمالا موجب حواس پرتی تان خواهد شد. برای کاهش حواس پرتی، کابل ها و سیم ها را با بست کمربندی ببندید و آنها را از جلوی دیدتان دور کنید.

احتمالا نیازی نیست که مودم اینترنت را روی میزتان قرار دهید و چشمک زدن چراغ هایش را تماشا کنید. وسایل این چنینی را زیر میز یا در یک کشو قرار دهید تا میز کار دل پذیرتر با حواس پرتی کمتری داشته باشید.

مداد و اتوماتیکهای روی میزتان می توانند خیلی ساده روی هم تلنبار شوند. لزومی ندارد اتوماتیکی را که بیش از یک سال از خشک شدنش می گذرد، روی میزتان نگه دارید. سعی کنید بیش از دو مداد و دو اتوماتیک نداشته باشید. این کار نه تنها موجب کم شدن بی نظمی می شود، بلکه دیگر نسبت به قرض دادن وسایل تان به همکارتان که هیچ وقت وسایل قرض گرفته را پس نمی دهد، با دست ودلبازی رفتار نخواهید کرد.

در یک دنیای ایده آل، شما قادر خواهید بود یکی از کشوهای میزتان را به محلی برای قرار دادن تلفن همراه، هدفون ، باتری های زاپاس و دیگر وسایلی که روزانه با خود حمل می کنید، تبدیل کنید. اما اگر این کار امکان پذیر نیست، یک ایستگاه شارژ پشت مانیتورتان درست کنید و این وسایل را خارج از دید (و خارج از ذهن تان) قرار دهید.

به احتمال زیاد، بیشتر زمان در محل کارتان را در حال استفاده از کامپیوتر هستید، اما بهتر است جایی روی میزتان برای کارهای غیرکامپیوتری نیز در نظر بگیرید. مثلا می توانید به جای شلوغ کردن محیط اطراف کامپیوترتان و ایجاد بی نظمی، میز را بخش بندی کنید و برای مثال در یک بخش کتاب بخوانید، به آنالیز پروژه هایتان بپردازید و یا فهرست کارهای روزانه خود را مرور کنید.

در انتها روز، تمام کاغذهایتان را خیلی سریع مرور کنید. پیش از خارج شدن از محل کار، کاغذهایتان را آنالیز کنید و هر کدام که نیاز به اسکن، دسته بندی یا دور انداختن دارند، کار لازم را انجام دهید. این نکته از آن دسته کارهاست که در ابتدا بسیار سخت به نظر می رسد، اما به مرور زمان، در کمتر از 5 دقیقه قادر خواهید بود این کار را انجام دهید و عادت جدید برای حفظ نظم میزتان را در خود به وجود آورید.

اگر از ست رومیزی برای نگهداری وسایل اداری استفاده می کنید، خبر بدی برایتان داریم؛ حتی در چنین حالتی، احتمالا با بی نظمی بصری روبه رو می شویم. اگر ممکن است، در یکی از کشوهای میز جایی برای قرار دادن وسایل اداری، به خصوص آن هایی که کمتر استفاده می شوند، در نظر بگیرید. نظم دهنده های کشو راه بسیار مناسبی برای مرتب کردن و پیدا کردن آسان تر وسایل هستند.

هفته ای یک بار، تمام کاغذ ها و دورریختنی هایی را که از چشم تان دور مانده، آنالیز کنید. وسایل اداری که از جایشان خارج شده، پوشه هایی که جابه جا شده اند یا فایل های داخل کامپیوترتان را مرتب کنید. هرچه در طول هفته این کار را بیشتر انجام دهید، زمان کمتری صرف آن خواهید کرد.